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総会・理事会の支援 マンション管理士秋山事務所
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区分所有法では、総会の招集は1年に一度管理者(法人の場合は理事)が行うと規定されております。

通常総会は決済月から2か月以内に開催されているのがほとんどであり、 開催までの期間は管理組合理事等の役員方が最も忙しくなる時期にあたります。

ご存じのように総会には通常又は定期の総会と必要な場合に招集できる臨時総会が、緊急性がある場合は管理者(多くの場合は理事長)がその都度招集することができます。

例外的に管理者に不正な行為などの理由により辞任を請求する場合は、一定数の区分所有者から管理者に対して総会の開催を請求でき、あるいは区分所有者の一人からでも裁判所に対して提訴することもできます。  

理事長以外の他の理事の過半数で理事長の解任決議は理事会において可能ですがこれはあくまで理事長としての地位の解任であり理事として排除するためには総会の普通決議が必要です。

なぜならば理事及び幹事は総会で選ばれ承認により就任したためです。

総会の各招集について

総会の各招集については、空き部屋や賃借り人が居住する組合員に対してはまず本人が届け出た住所地に開催の内容と議案書を送付する必要があります。たとえ転勤のため海外で居住していても例外ではありません。組合員があまり住んでいないマンションにとっては大変な作業です。

総会の開催も大変ですが、それよりも総会議案の作成などの準備作業については委託契約している管理会社と理事会との間で議案とすべく案件と、特に予算に対する決算報告など各区分所有者に納得してもらうための事前の情報の公開その根拠となるべく説明が最も重要となります。

特に特別決議となる「管理規約」並びに「共用部」の各変更議案に関しては各組合員に対しての事前の十分な周知 と議案に対して賛否を判断するための要領が が欠かせないと思います。

理事会に関して

理事会に関しましては、国交省の指針ではおおむね10戸~15戸に1名の役員を選ぶことが望ましいとの見解でありますが、昨今マンションの老朽化とともに区分所有者の老齢化が進み、又仕事が忙しいとの理由で理事等の役職に就いてもらえないのが現状であります。

そのため、マンションの管理運営を円滑適正に行うべく数年前にマンションの「標準管理規約」が改定されマンション管理士などの外部専門家がその役職を担うことができるようになりました。

本来理事会は各理事の方が積極的に議論して多数決により決議するのが理想のあるべき姿でありますが、幾多の理事会に出席した私の経験からは、毎回同じ理事が意見を述べ異なる考えを持っていても発言しない方が多く見受けられます。又、常に理事長が独走してしまうような理事会も見受けられます。

大きな船のかじ取りを間違った針路に向かわず適正な組合運営に導くためには、各種法令の知識を持った経験豊かなプロフェッショナルの人材が不可欠です。

委託契約されている管理会社は、補助的立場であり契約に基づく基幹業務を含め管理組合の支援を行っておりますが、管理会社のフロントマンの多くは10~15の管理組合を担当し、特にマンション の多くは 土・日に理事会・総会の開催が集中しがちとなり、多忙を極めしっかりとマンションには目を向けられない実態があり、そのため現場においては日常の業務を含め管理員さんが最前線で奮闘しているのが現状です。

ここで余談になりますが、つい最近最大手の管理会社が契約している管理組合との間で管理会社からの契約約款の変更(委託費の改正など)を申し出て合意に至らなかった全国のマンションの約10%に相当する管理組合との従来の契約を解除する事案があり、同業の他の管理会社に少なからずの衝撃を与えました。

その原因の背景には、これまでの長い間のマンション管理組合との業務委託費の価格競争が激化し、元々委託費だけでは収益を追求する企業として採算が合わず、修繕工事などの付加的な収益を望んでいる会社が多くあるためその付加価値がなくなれば、赤字経営となることを懸念してのことと個人的に思っております。経験上、現に時代経過に伴う管理費等の改定を管理組合に要請しても、反対区分所有者が多く実現できない現状と、又「委託契約」の内容を逸脱した業務の強制などのサービス業務も多くあるように思います。

残念なことに積立金が不足しているため給水や排水管の更生・更新ができない、定期の修繕工事もできないなどの問題のあるマンションが増加傾向にあり、国や自治体が「管理不全」と称して今後適正な管理組合運営がなされるよう、マンションの実態調査と指導に関与してくることとなります。

私どもマンション管理士もその行政からの委託を受けて業務に携わる日が遠からず訪れることにな るでしょう。

私どもマンション管理士もその行政からの委託を受けて業務に携わる日が遠からず訪れることになるでしょう。 

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